製本された契約書も裁断せずに
そのまま電子化
電子帳簿保存法の
「スキャナ保存」に対応
電⼦化〜電⼦契約システム〜
電帳法対応まで！
契約書電⼦化サービスでは紙の状態で取り扱っている契約書を裁断せずにスキャニングしPDF化、スムーズな契約書管理を実現致します。
また、そのままスキャンは電⼦契約書システム「クラウドサイン」のオフィシャルパートナーとして、クラウドサイン導⼊後でも発⽣してしまう紙の契約書や過去に取り交わした紙の契約書をPDF化し、クラウドサインへ直接登録する業務の代⾏も⾏っております。
その他電⼦帳簿保存法（電帳法）で規定される「スキャナ保存」の要件にも対応。契約書の電⼦化からシステム導⼊、関連法規への対応までワンストップで承ります。オフィスのペーパーレス化における課題は全てお任せください。
「契約書の電⼦化」
で私たちが選ばれる理由
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電⼦帳簿保存法への対応
2022年1⽉より施⾏された改正電⼦帳簿保存法では、スキャンした契約書を原本として扱える「スキャナ保存」の要件が⼤幅に改定されました。弊社では通常のPDF化はもちろん「スキャナ保存」の要件を満たした電⼦化まで実現します。
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製本契約書⽤のスキャナー
製本された契約書も、裁断せずスキャンする事が可能。割印の押された製本契約書は、解体せずそのまま電⼦化する必要があります。そのままスキャンでは専⽤の⾮破壊スキャナーを数⼗台所持。1冊ずつ丁寧に電⼦化致します。
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電⼦契約システムへの対応
「クラウドサイン」のオフィシャルパートナーとして、契約書の電⼦化やシステムへの導⼊、管理に精通。電⼦契約書へのスムーズな移⾏やPDFデータの適切な管理など、電⼦化後まで考慮したサービスを提案させていただきます。
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⽂書管理のプロが在籍
そのままスキャンには、⽂書情報管理⼠の資格を持つ者、⾃治体へのファイリングコンサルの豊富な経験を持つ者、デジタルアーカイブの編纂に携わる者など⽂書管理のあらゆるプロが集結。お客様のお困りごとへ適格なソリューションを提案します。
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公官庁・⼤企業様との実績
2012年のサービス開始以来、そのままスキャンでは公官庁様や⼤企業様、⼀般/学校法⼈様などさまざまな業界の法⼈様からご依頼いただき、累計5,000社超のお客様の資料電⼦化を承って参りました。
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機密保持・セキュリティ体制
ご依頼時はご指定のフォーマットによる機密保持契約を締結可能です。また全ての作業は24時間監視カメラ・オートロック環境の下実施、プライバシーマークが求める厳格な基準にて電⼦化を⾏っております。
実績一覧
ご利用企業数5,000社以上！
電⼦化・オプションの料⾦
納期は原本状態、数量、電⼦化の仕様等で正確な⾒積もりを算出致します。また、納期の⻑さや数量等によってディスカウントもご⽤意させて頂いております。
料⾦総額＝基本料⾦+スキャン料⾦+原本処理費⽤+ディレクション費+（オプション）となります。
※最低発注料金は一律合計5万円（税別）での対応となります。
※価格はスキャニング1枚の単価（税別）になります。
※繁忙期中（1~3月）は料金表表示の価格と異なる場合があります。
納品可能形式：
| 基本料金 8,000円/1回 | ||||
|---|---|---|---|---|
| ADF （バラの契約書） |
フラットベッドスキャナー （製本契約書（バラとの混在含）） |
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| モノクロ（二値） | カラー グレースケール |
カラー・モノクロ・グレースケール | ||
| 200dpi | 8円～ | 12円～ | 23円～ | |
| 300dpi | 9円～ | 14円～ | 27円～ | |
| 400dpi | 14円～ | 18円～ | 31円～ | |
原本処理費用
| 190円〜／部 |
ディレクション費
| 総スキャン料金の10% |
オプション
| 書類照会 1,000円〜／部 |
※書類の整理など、別途作業に応じて費用が発生する場合がございます。
電子契約システム導入も
お任せください
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クラウドサインオフィシャルパートナー
そのままスキャンは電子契約システム業界No.1「クラウドサイン」のオフィシャルパートナーです。クラウドサインの販売ほか、クラウドサインが提供する電子化サービス「クラウドサインSCAN」の一部を業務提携という形で承っております。
電子契約システムのナレッジは勿論、書類の電子化や導入時のフロー等あらゆる面で他社にはないクオリティを実現致します。
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契約書の一元管理を実現
過去の契約書等もシステムへ入力することで、新規だけでなく過去の契約書も全てシステム上で一元管理することができます。
また、紙でしか存在しない過去の契約書も、紙媒体では不可能だった対象物の一発検索や自動アラートによる期限管理などが可能となります。
そのままスキャンでは、こうしたシステム活用も踏まえた最適な電子化を提供致します。
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文書情報管理士が担当します
弊社では、弊社代表を含めた4名が文書情報管理士の資格を所有しています。
文書類や技術資料・図面等の紙文書の作成から保管、廃棄までの過程に関する知識から、文書電子保存に関わる法律や規格といった専門分野まで網羅しております。
上記の知識を持ち合わせた上でお客様のご希望に添った提案をさせていただきます。
契約書を電⼦化する前に
知っておきたいこと
契約書を電⼦化するメリット
契約書の電⼦化には、書籍の場合とは違った⾯でのメリットがあります。代表的な3つは以下の通り。
ファイルの検索性
契約書を電⼦化する時には、併せてPDFに「ファイル名」を付与するのが⼀般的です。ファイル名には取引先の社名や年度等の情報がルールに則って付与される為、例えば膨⼤なファイル数となっても容易に検索が出来る他、管理も紙の状態より遥かに簡単になります。
逆に、書籍電⼦化とは違って内部のテキストにOCR処理を施すことは多くありません。
電⼦契約システムの導⼊
テレワークの浸透に伴い「クラウドサイン」に代表される電⼦契約システムが普及していますが、運⽤するには⾔うまでもなく契約書そのものがPDF化されている必要があります。電⼦契約システムは関係各位への共有や締結など、契約のあらゆるフローが電⼦上で完結出来る為業務の⼤きな効率化を実現できます。
BCPリスクの回避
災害⼤国である⽇本では、⽕事や台⾵などの⾃然災害による書類消失や原本へのアクセスが遮断されるリスクが⾼く、これは倉庫に保管していても同じ。電⼦化してクラウドストレージ上で保存していれば、オフィス外からの書⾯閲覧を実現、スムーズなビジネスの再開が可能となります。
契約書を電⼦化する注意点
電⼦帳簿保存法への適応
契約書を電⼦化し画像データとして保存することは電⼦帳簿保存法にて「スキャナ保存」と定義されています。しかし間違えてはならないのは、単に契約書をスキャニングしただけではスキャンデータに法的効⼒を持つ原本にはならないということ。契約書を「スキャナ保存」したデータを原本として扱うには「電⼦帳簿保存法」で定められた要件を満たす保存⽅法が必要です。
そのため『会社の契約書を電⼦化したい』という声が上がった場合には、それが“単にスペース確保のため”なのか“法的に原本として扱うため”なのかを確認する必要があります。
しかし、2022年1⽉に施⾏された改正電⼦帳簿保存法により、この「スキャナ保存」の要件が⼤幅に緩和されました。これまでタイムスタンプの付与など、難易度の⾼い要件を満たさなければならなかった「スキャナ保存」が、現在広く企業でも導⼊されているCMSのようなシステムを活⽤すれば容易かつ安価に適⽤出来るようになったのです。
そのままスキャンでは単純な製本契約書の電⼦化はもちろん、「クラウドサイン」のオフィシャルパートナーとして電⼦契約システムの導⼊、そしてこの度要件が変更された「スキャナ保存」まで、契約書電⼦化のあらゆるニーズにトータルで対応致します。お気軽にご相談ください。
よくある質問
製本された契約書を非破壊で実用性のある高品質に電子化するサービスです。
業務効率の改善や電子契約への移行など様々な用途でご活用頂けます。なお、データ入力等電子化後のサービスも承っております。お気軽にご相談ください。
対象の契約書や資料が製本されている場合とされていない場合によって料金が決まっております。またホッチキスの外し戻しやファイルの出し入れなどの前後処理によっても変動する事がございます。詳しくは料金詳細をご覧ください。なお、大量の契約書のスキャンを行う場合ディスカウントもご用意しております。
契約書そのままスキャンでは以下のことを徹底しております。
- 4K防犯カメラによる24時間監視
- 完全オートロックによる入退室管理
- 施錠できる保管環境での原本管理
以上のことを徹底することによって厳重なセキュリティ対策を実施しております。
またスタッフに対しては、継続的な個人情報の取り扱いに対する現場教育を行っております。必要に応じて個人情報の取扱に関する契約を結ばせていただいておりますので、安心して契約書の電子化をお任せください。
はい、可能です。原本の状態や電子化の仕様によって大幅に作業時間が異なるため、必要最低限の情報をご教示いただく必要がございます。
詳しくは弊社営業より質問させていただきますので、まずはお問合せフォームかお電話(0120-978-581)にてご相談ください。
はい、可能です。秘密保持以外にも業務委託契約などにも対応することが可能ですので、まずはお問合せフォームかお電話(0120-978-581)にてご相談ください。
通常はPDFファイルになりますが、JPEGファイルでの納品やクラウドサインなどの登録用CSVデータ作成も可能です。
もちろん可能です。お客様のご希望に応じて柔軟に対応させていただきます。まずはお問合せフォームかお電話(0120-978-581)にてご相談ください。可能な限り、お客様のご希望に応じた提案をさせていただきます。
はい、可能です。弊社アライアンス先にて厳重なセキュリティの元、安全に保管することが可能です。また、契約書の運搬についても専用車両にて厳重に輸送することが可能ですので、詳しくはお問合せフォームかお電話(0120-978-581)にてお気軽にお問い合わせください。