導⼊〜電⼦化〜定着まで⼀括対応！
関連作業を丸ごと依頼出来る
ファイリングシステム
複数業者への依頼は不要。
導⼊準備〜電⼦化までワンストップの
ファイリングシステムソリューションです。
5,000以上の企業・⾃治体様のペーパーレス化⽀援から得たノウハウを基に、豊富な経験を持つファイリングコンサルタントがケースに合わせた導⼊をサポート。各種スペシャリストや業務⽤スキャナーを⾃社で抱えているから、低コスト・⾼品質でのシステム導⼊を実現します。
”ファイリングシステム”って何？
ファイリングシステムとは、企業や団体で所有する文書を適切に分類し、継続的に運用・管理出来るようにする仕組みを指します。具体的には「調査・視察」「減量化作業」「ルール構築」「ファイル改善」「維持継続」を順に行って導入していきます。一般的には紙媒体が想起されますが、電子ファイルもファイリングの対象となります。
ファイリングシステムは単にオフィスの⽚付けや⽂書整理のための⽅法ではなく、組織が保有している情報資産を有効活⽤するための管理⽅法です。導⼊されていないと『どの⽂書を、いつまで、どこに保管すればいいのか？』『ペーパーレスはどこから進めれば良いのか？』『ライフサイクルはどのように策定するのか？』といった基本的なルールが明確化されず、無駄なコストや時間が発⽣してしまいます。
⾔い換えれば、そうした⽂書管理の基本的なルールを策定し、⽂書の発⽣から廃棄までの流れを継続して運⽤出来るようにする仕組みがファイリングシステムなのです。現在では自治体はもちろん、業種を問わず民間企業でも広く導入されています。
ファイリングシステムのメリット
⽂書のライフサイクル
⽂書の発⽣〜廃棄までのライフサイクルが明確になり、⼊れ替えや廃棄作業がスムーズに進みます。
検索性の改善
全社員誰にとっても分かりやすい分類体系となり、⽬的の⽂書（フォルダ）を迅速に発⾒出来るようになります。
情報共有
各社員の個⼈机やローカルフォルダにあった状態（私物化）が組織全体で共有出来るようになります。
セキュリティ体制
⽂書へアクセス出来る権限を担当者にのみ割り振る等により、情報漏洩や改ざんを防⽌することが出来ます。
コスト削減
不要な⽂書が削減されることで、それまで保管場所だったスペース分の賃料も削減出来るようになります。
誠勝のファイリングシステム
本格的なファイリングシステムに5,000社の電子化ノウハウを凝縮。
コンサルティングからアーカイブ化までトータルでお受け致します。
貴重資料のアーカイブ化までワンストップでご依頼可能
ファイリングシステムで対象となるのは一般書類が中心ですが、実際にはどのオフィスにも社内報や記念誌といった“貴重資料”も多数存在します。しかし貴重資料は一般的にファイリングシステム導入の対象外であり、電子化やアーカイブ化には別業者への依頼が必要です。
弊社ではこうしたアーカイブの対象となる資料も、一般書類と同様に電子化する体制を整備。システム導入から電子化までトータルで支援致します。
資料整理、電子化などの実作業は全て自社社員
業界大手と言われるファイリングシステム導入サービスでも、実は電子化などの実作業は外部パートナーへ委託している場合がほとんどです。
弊社では書類・本・大判資料などあらゆる種類の資料に対応したスキャナーを多数揃えており、電子化する文書が発生した場合でもそのままご依頼いただくことが可能です（※保管や溶解処理など、廃棄/保存作業に関しては一部外部パートナーへ委託することがあります）。
電子化のプロがやるから低コスト・高品質
多くのファイリングシステム導入サービスはコンサルティングにのみノウハウがあるので、外注する電子化に関してはクオリティコントロールが出来ないだけでなく、手数料としてお客様に請求するケースが散見されます。
弊社では自社でスキャニング体制・人員を完備しているので高品質の提供はもちろん、余分な費用を発生させず低価格で電子化させていただきます。
その他、こんなメリットがあります。
自治体の電子化実績
(株)誠勝には豊富な自治体・公官庁様の電子化実績があります。各機関様のコンプライアンスや法令順守の下作業を実施します。
有資格者が直接対応
コンサルタントは情報資産管理指導者の資格を所有。営業担当ではなく有資格者が直接お客様のオフィスへ訪問・支援致します。
文書保管もおまかせ
各写真の個人机やローカルフォルダにあった状態（私物化）が組織全体で共有出来るようになります。
テキスト入力も代行
電子化だけでなく、紙媒体の文字情報をWordやExcelへ入力する作業も併せて代行致します。
Pマーク取得
プライバシーマークを取得し、個人情報の保護や取り扱いに関して厳格な基準を設けています。安心してご依頼ください。
大量スキャンも対応
業務用スキャナーを数十台所有しているから、数十万ページ以上の大量スキャニングも比較的短期間で実現致します。
誠勝のファイリングシステム
導入フロー
ファイリングシステムの導入フローを
ご紹介。
なお、電子化作業はこの各フローの適切なタイミングで実施致します。
1. ファイリングシステム導入の準備
ファイリングシステムの導入は経営層や現場社員の皆様のご要望を確認し、導入そのものの目標・目的を明確にするところからがスタート。
従業員様の文書管理に対する意識調査（アンケート）、各部署・部門における文書量の調査、コンサルタントによる整理状況の把握を目的としたお客様オフィスの視察を実施します。
2. 紙の文書の減量化作業
ファイリング＝分類・整理と思われがちですが、実は作業の第一歩は不要文書の廃棄から始まります。『1年間見ない文書は廃棄』『全文書の50%の文書を廃棄』など、捨てる基準を弊社より提示、減量化作業がスムーズに進むよう支援致します。なお、廃棄は電子ファイルも対象となります。
3. 文書取扱いルールの構築
必要な文書が明確になったらいよいよ管理ルールの構築です。無数にある文書やファイルを適切な分類へグルーピングし、同時に情報のライフサイクルも設定。そしてそうしたルールを反映した「ルールブック」であるファイル基準表の策定まで、弊社コンサルタント支援の下実施していきます。
4. ファイル改善作業
前項で構築されたルールを基にファイルを作り替える作業を行います。具体的には必要な書類の選別、共有/個人文書の明確な差別化、ファイル名表示の修正といった部分まで細かくチェックし、新しいファイリングシステムの運用が継続するよう支援致します。
ファイル改善作業はお客様の日常業務と並行して行うことになる為、短期間かつ可能な限り関係社員全員に参加していただくことになります。
5. システム完成度の点検と
定着
最後に、システム導入後の文書量・新しいルール施行の是非といった観点から新しいファイリングシステムの完成度を点検します。また、導入より難しいとも言われているファイリングシステムの維持・管理が継続するよう、具体的な仕組みや工夫を部署単位でアドバイスさせていただきます。
ここで導入は終了ですが、引き続き教育研修や実地指導を定期的に行うことも可能です。お気軽にお問合せください。
お客様の導入事例
ただし文書保管の基準が定まっておらず、廃棄する文書/必要な文書の判断が出来ない状態。
導入前の状況
紙文書は明確な保存基準が無く、各部署がバラバラに保管/廃棄を判断していた状態。その為オフィス内に大量のファイルが置かれており、適切な整理もされていなかったことから目当ての資料を探し出すのに時間がかかっていました。
また、電子ファイルはファイルネーム付与のルールが統一されておらず、ファイル階層も部署毎に異なる基準となっていました。
誠勝のファイリングシステム導入
STEP1
調査・ヒヤリング
アンケート・ヒヤリング・視察による現状調査と、部門ごとの文書量計測をExcelでまとめる。
STEP2
ファイル基準表作成
ファイル基準表を作成し、オフィスに残す文書の管理方法を明文化し整理・各部署にて共有。
STEP3
ファイル改善
書類の選別、置換え・移し替え作業を、廃棄作業と並行させながら進めファイルを作り換える。
オフィスの縮小と
文書管理効率化を実現！
検索時間の削減
オフィスに残す紙文書は、ファイル基準表の配列順で部署で決めた収納に保管。適切に分類されたことで大幅な検索時間の削減を実現。
文書量の削減
参照しないものの法定保存年数が残っている文書は、外部倉庫で管理。これによりオフィス内の文書を全社平均約47%削減に成功しました。
情報共有の実現
ファイル基準表からフォルダ階層を作成し、そこに電子化済のファイルを格納。全社員が瞬時に目的のデータへアクセス出来るようになりました。
導入費用について
ファイリングシステム導入の費用は、会社様の規模・資料の数量・電子化の有無によって大きく変動致します。
詳しくはお問合せください。
よくある質問
以下に無いご質問も、お気軽にお問合せください。
ファイリングシステムとは、19世紀末のアメリカで創案された文書管理を最適化する手法のことです。「システム」と付くため何らかのソフトウェアを導入すると思われがちですが、基本的には文書のライフサイクルや管理・運用のルール作り、およびその履行が中心と言えます。電子ファイルにおいても同様の導入方法を活用することが出来ます。
オフィスや庁舎の規模によって大きく変わりますが、お客様ご自身で行っていただく作業も発生する為、最低でも6か月程度は必要となります。ただしお客様のご要望に応じた期間・予算の縮小は可能な限りご相談に応じます。
期間同様、オフィスや庁舎の規模、事業所の数によって変動致します。詳しくはお問合せください。
資料の分類作業や分冊作業でExcelを使用致しますが、基本的には新しくソフトウェアを導入いただく必要はございません。
電子化が必要と判断される文書は導入の各段階で特定されますので、都度ご依頼いただくことが可能です。
勿論導入が終わった段階でまとめて電子化することも出来ますので、まずはご相談ください。