デジタルアーカイブ利活用の知見を結集
導入事例
行政文書搬出及び電子化推進業務
奈良県庁様
奈良県庁が管理・保管する行政文書の移動・搬出と資料整理、デジタル化業務を受託しました。業務を行う上での各部署からの資料搬出のマネジメントや管理・保管業務を担う委託会社との調整、デジタル化業務におけるディレクション業務、担当課への文書返却の調整業務等、行政文書搬出およびデジタル化に関わる業務全般を担いました。
資料収集・デジタル化・利活用まで。
中長期を見据えた、トータルなご提案
近年、公文書管理条例を定める自治体が増えており、
特にスペースを確保するための公文書デジタル化が求められています。
またそれに伴い、デジタル化に必要な資料収集方法や、今後増加が見込まれるデジタル歴史公文書の維持管理と利活用方法の検討が課題となっています。
当サービスでは、デジタルアーカイブ構築と利活用教育の専門集団である株式会社誠勝の各サービスを相互連携させ、中長期を見据えた教育委員会の公文書管理をトータルサポートいたします。
こんなお悩みはありませんか？
デジタル化に必要な公文書の
収集・整理がうまくいかない
いざ公文書のデジタル化を実施しようとしても、各部署から必要な資料を収集・整理するのは容易ではなく、コミュニケーションコストの増加を招いてしまいます。
公文書デジタル化の
進行管理がうまくいかない
デジタル化には、仕様書に従った適切な機材・手順の設計、進行管理が必要ですが、専門性が求められるため、スムーズな作業は容易ではありません。
デジタル化された歴史公文書の
維持管理・利活用法がわからない
今後デジタル媒体での公文書管理が増加するにつれ、歴史公文書のデジタルアーカイブも増加が見込まれますが、その適切な利活用方法のロールモデルが不足しているのが現状です。
誠勝が解決します！
アーカイブのプロが
資料収集・整理からサポート！
当社にはデジタルアーキビストや文書情報管理士資格を持つ専門家が在籍しています。
アーカイブズ管理・文書管理のプロが、お客様の資料収集・整理の段階から支援します。
約5,000社の実績に裏打ちされた
デジタル化作業体制を構築！
当社では古書・大判製本図面・絵画・フィルムなど、あらゆる媒体に適したデジタル化の経験があります。扱う媒体問わず、適切な体制と進行管理フローを構築いたします。
デジタルアーカイブ利活用教育で
地域人材の育成までサポート！
当社では大学をはじめ、デジタルアーカイブを利活用した教育実績があります。自治体の教育政策に役立つフィードバックも行うなど、デジタルアーカイブ構築後の有効活用までご提案します。
導入フロー
電子化作業はこの各フローの適切なタイミングで実施致します。
1. 導入の準備
まずはお客様のご要望を確認し、導入そのものの目標・目的を明確にするところからがスタートします。職員の皆様の文書管理に対する意識調査（アンケート）、各部署における文書量の調査、コンサルタントによるお客様オフィスの視察などを実施します。
2. 紙の文書の減量化作業
作業の第一歩は不要文書の廃棄から始まります。減量化作業がスムーズに進むよう支援致します。なお、廃棄は電子ファイルも対象となります。
3. 文書取扱いルールの構築
文書やファイルを適切に分類し、文書情報のライフサイクル・ルールの明確化、「ルールブック」であるファイル基準表の策定まで、弊社コンサルタント支援の下実施します。
4. ファイル改善作業
必要な書類の選別、共有/個人文書の棲み分け、ファイル名表示の修正などを行い、文書管理の継続運用を支援します。関係する職員全員の参加が必要なため、可能な限り短期間で行います。
5. 点検と定着
導入後に、文書量の増減などを定期的に点検し、文書管理ルールの維持・運用が継続するよう部署単位でアドバイスさせていただきます。
6. 歴史公文書のデジタルアーカイブを利活用した産学連携教育
歴史公文書となったデジタル史料については、地域教育への利活用をご提案します。当社では課題解決型（PBL型）ワーク中心の教育プログラムを立案・実施しており、管轄する教育機関における産学連携教育としてご活用いただけます。
7. 産学連携教育の成果を、お客様（教育委員会）にフィードバック
デジタルアーカイブ利活用教育内で受講者が考案した解決策は、教育委員会にフィードバックいたします。生徒・学生の皆様の生の声を、今後の文教政策にお役立てください。
よくある質問
以下に無いご質問も、お気軽にお問合せください。
導入から完了までどれくらいの期間がかかりますか？
オフィスや庁舎の規模によって大きく変わりますが、お客様ご自身で行っていただく作業も発生する為、最低でも6か月程度は必要となります。ただしお客様のご要望に応じた期間・予算の縮小は可能な限りご相談に応じます。
金額はどのように決まるのですか？
期間同様、オフィスや庁舎の規模、事業所の数によって変動致します。詳しくはお問合せください。
文書管理にあたって、ソフトウェアは使わないのですか？
資料の分類作業や分冊作業でExcelを使用致しますが、基本的には新しくソフトウェアを導入いただく必要はございません。
電子化はどのタイミングで行いますか？
電子化が必要と判断される文書は導入の各段階で特定されますので、都度ご依頼いただくことが可能です。
勿論導入が終わった段階でまとめて電子化することも出来ますので、まずはご相談ください。